3 fabels over procesmanagement ontkracht door de Omgevingsdienst Utrecht

Resultaten

Van regiodienst naar gestroomlijnde organisatie

De Omgevingsdienst Utrecht is een organisatie die 15 gemeenten en andere overheden in de regio Midden-Nederland ondersteunt bij de uitvoering van milieu- en omgevingstaken. Hun missie: een veilige, duurzame en gezonde fysieke leefomgeving in hun gemeenten. Voor dit interview spraken wij met Kaj Louwaars en Liset Brits, beiden werkzaam als adviseurs informatiemanagement. In 2022 begon de organisatie met Sensus BPM Online, met als doel het creëren van een single source of truth. “Hoe groter je wordt, hoe belangrijker uniforme processen zijn”, legt Kaj uit. Kaj en Liset erkennen volledig de meerwaarde van procesmanagement, maar merken nog vaak dat er misvattingen over dit onderwerp circuleren. In dit artikel lees je welke veel voorkomende fabels er bestaan rondom procesmanagement en wat de werkelijke feiten zijn.

Fabel 1: Als alles goed gaat in een organisatie, is procesmanagement met niet nodig

Procesmanagement is cruciaal voor het continu verbeteren binnen een organisatie. “Als je denkt dat er geen problemen zijn, heb je waarschijnlijk het grootste probleem, want dat betekent dat je blind bent voor wat er misgaat”, zegt Kaj. Het in kaart brengen van processen met Sensus BPM Online helpt om verbeterpunten zichtbaar te maken. Om te kunnen verbeteren, moet er tijd vrijgemaakt worden in de organisatie. Zo komt het ook bij de ODRU voor dat een afdeling een grote behoefte heeft aan procesmanagement, maar er vanwege gebrek aan tijd simpelweg niet aan toe komt. Kaj en Liset zijn wel positief over de vooruitgang met procesmanagement. “Er is een inhaalslag”, legt Liset uit. De ODRU hanteert momenteel een aanpak in fases. Door fases te creëren en door steeds meer aandacht voor KPI’s, is het overzichtelijk wat de stand van zaken is op het gebied van procesmanagement en of de aanpak ook echt werkt. In Sensus BPM Online kunnen processen meetbaar gemaakt worden door KPI’s vast te leggen in datasjabloonvelden.

Fabel 2: Door procesmanagement verliest een werknemer de vrijheid om zijn werk te doen

Soms bestaat de misvatting dat het beschrijven van processen betekent dat de werknemers zich strikt aan gedetailleerde regels moeten houden, maar dit is niet het geval. “Er is inhoudelijk alle vrijheid om je werk te doen, maar wel met bepaalde stappen”, aldus Kaj. “Er zijn, bijvoorbeeld bij aanbestedingen, verschillende stappen die genomen moéten worden, maar er blijft voldoende ruimte voor een collega om hun werk naar eigen inzicht in te vullen.” De implementatie van procesmanagement in een organisatie gaat niet altijd zonder slag of stoot. Toch benadrukken Kaj en Liset het belang van het gebruik van Sensus BPM Online voor het creëren van een single source of truth. “Daarom verlagen we de drempel om op te schrijven hoe collega’s hun werk doen”, legt Kaj uit. “Om de implementatie van procesmanagement te bevorderen, moet het duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor wat. Het is belangrijk dat processen een eigenaar hebben.” Hij legt uit dat het implementeren van procesmanagement met Sensus BPM Online een cultuurverandering is. Hierdoor is het cruciaal om in te zien dat het een langzaam proces is. Stapje voor stapje komt de organisatie verder met de implementatie.

Fabel 3: Procesgericht is niet mensgericht

Een belangrijke factor voor het tot leven brengen van processen binnen een organisatie is de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid ervan voor alle medewerkers. Wanneer processen eenvoudig te begrijpen zijn, neemt de betrokkenheid van collega’s aanzienlijk toe. Kaj benadrukt hierbij het belang van een goed ontwerp: “Sensus BPM Online ziet er heel aantrekkelijk uit, wat helpt om de gewone gebruiker mee te krijgen.” Een visueel aantrekkelijke en goed gestructureerde omgeving maakt het voor medewerkers gemakkelijker om actief deel te nemen aan procesmanagement. De gebruiksvriendelijkheid van Sensus BPM Online zorgt bovendien voor meer vertrouwen. Dit sluit aan bij wat Liset benadrukt: “Procesgericht is mensgericht.” Het draait niet alleen om efficiëntie, maar juist om het creëren van een werkomgeving waarin mensen centraal staan met duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Toekomst

Binnen de Omgevingsdienst Utrecht worden steeds meer collega’s op de hoogte gebracht over procesmanagement en Sensus BPM Online door middel van informatiesessies gegeven door Sensus process management. Kaj en Liset merken dat er steeds meer animo is binnen de organisatie, bijvoorbeeld doordat collega’s hen benaderen om te bespreken wat de invoering van de Omgevingswet betekent voor hun processen. “Dat is het belangrijkste. Dat ze het voor zichzelf doen, want dan kan Sensus BPM Online ze pas echt helpen in de uitvoering van hun werk”, aldus Liset. Het doel is om Sensus BPM Online steeds verder uit te rollen in de organisatie.

We willen Kaj en Liset nogmaals bedanken voor dit interview. Ze zijn te spreken over procesmanagement en enthousiasmeren hun collega’s ook maar al te graag. We kijken ernaar uit om te zien hoe procesmanagement zich de komende tijd zal ontwikkelen bij de Omgevingsdienst Utrecht.

Benieuwd of deze manier van werken

bij jullie past?

Ervaar hoe processen echt gaan werken

Wil je zien hoe Sensus BPM Online procesmanagement onderdeel maakt van het dagelijkse werk? Probeer het zelf en ontdek of deze manier van werken past bij jouw organisatie.

Probeer Sensus BPM Online

Je zit nergens aan vast en kunt direct aan de slag. Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen.