De klantendag ving aan om half negen ‘s ochtends, iedereen was erbij ondanks files en stakingen en het was een groot succes, al zeggen we het zelf. Er is inspiratie opgedaan, gediscussieerd en de klanten hebben contacten met elkaar kunnen leggen.

Ons commercieel directeur, Remco Mulder, trapte de dag af met een introductie, waarin verschillende overkoepelende thema’s werden aangestipt. Van het kennen van risico’s voor het bepalen van beheersmaatregelen tot het vieren van kleine successen om deze verder aan te jagen.

Hans Haack en Denise Monkau toonden vervolgens een aantal nieuwe ontwikkelingen in Sensus BPM Online. De Live process views stond hier voorop. Het uitgangspunt van deze nieuwe feature is dat medewerkers binnen een organisatie een stimulans krijgen om zelf mee te willen denken. Hiernaast zijn de Live process views simpelweg ontzettend praktisch en een perfecte ondersteuning bij het leven houden van processen. Medewerkers hoeven niet meer naar Sensus BPM Online om de processen te raadplegen, de processen komen naar de medewerkers toe. Ook werd een vergelijking gemaakt met de huidige direct links. Het grote verschil hiertussen is dat de Live process views geheel buiten Sensus BPM Online plaatsvindt, terwijl bij het gebruik van de direct links Sensus BPM Online juist niet wordt verlaten. Ook hebben Hans en Denise andere nieuwe en toekomstige ontwikkelingen laten zien waar ook enthousiast op werd gereageerd.

Bekijk de sfeerimpressie van de Klantendag 2023 in Maarssen

Teus van der Heiden, Controller bij Hofmeier, gaf vervolgens een presentatie over de controlfunctie en bedrijfsprocessen. Teus benadrukte dat ondanks er nóg geen wettelijke noodzaak is om in control te zijn, dit wel van groot belang is voor iedere organisatie. Ook is er steeds meer controle van buitenaf, zoals governancecontroles door de Autoriteit Wonen en de accountantscontrole. Hij stelde dat het kiezen van de juiste key controls cruciaal is: Welke beheersmaatregelen kies ik voor het verminderen van bepaalde risico’s? Om te illustreren hoe essentieel dit is, gaf hij een ludiek voorbeeld, waarop het publiek enthousiast reageerde: Als je wilt dat je tienerdochters veilig thuiskomen, kan je als beheersmaatregel opleggen dat ze om tien uur ‘s avonds thuiskomen, maar dat heeft vaak weinig zin. In plaats daarvan kan je ze ook leren dat ze altijd in een groepje naar huis moeten fietsen, wat vaak op de lange termijn een effectievere beheersmaatregel is. Tenslotte gaf hij aan dat risicomanagement, zoals een risicomatrix eerst op orde moet zijn, voordat er begonnen kan worden aan processen beschrijven.

Als processen zijn beschreven, is één van de grote taken vervolgens het levend houden van de processen, wat ook het thema was van de ochtend. Hans Bloemen legde in zijn presentatie uit dat hier verschillende randvoorwaarden voor zijn, zoals het besteden van tijd. Dit is lang niet altijd even makkelijk omdat medewerkers vaak maar een gelimiteerd aantal dagen per maand krijgen om te werken aan de processen. Hans gaf daarnaast diverse tips en adviezen vanuit zijn lange ervaring als consultant bij woningcorporaties.

Het laatste onderdeel van de ochtend was de paneldiscussie. Hier spraken Miriam Watermulder, Jacques van Iperen en Tanja van Geffen over de toegevoegde waarde van procesmanagement. Verder werd process mining ook uitvoerig besproken en hoe men een happy flow, oftewel een gewenst proces, tot stand kan laten komen. Vanuit de zaal werden tips en tricks uitgewisseld en ook de input vanuit het panel werd zeer gewaardeerd. Uit de reacties vanuit het publiek tijdens de paneldiscussie werd duidelijk dat het levend houden van processen nog een uitdaging is bij woningcorporaties. Hier vloeide dan ook een interessante discussie uit. De medewerkers verwonderen over de kracht van goed beschreven processen helpt hen de meerwaarde ervan in te zien.

Remco sloot de ochtend af met een metafoor. Hij liet een filmpje zien waarin een medewerker van de ANWB uitlegde dat de meeste mensen de oliepeilstok van hun auto veel te weinig checken. Mensen controleren hun oliepeilstok niet structureel genoeg, waardoor de auto het weliswaar wel doet, maar het stroever gaat en de auto sneller slijt dan zou hoeven. Hetzelfde gebeurt met organisaties, zoals woningcorporaties. Het is belangrijk om te checken hoe het nu echt met de organisatie gaat voor de bestwil van de organisatie. Door processen goed bij te houden, blijven ze leven. Immers: Alles wat je aandacht geeft, groeit.

We sloten de dag af met een lunch: een uitgelezen kans om verder te discussiëren en te netwerken!