Area: Meer procesvreugde met Sensus BPM Online

Resultaten

Een maatschappelijke opgave vraagt om heldere processen

Woningcorporatie Area, in de regio Noordoost-Brabant, werkt aan een belangrijke maatschappelijke opgave: het bieden van betaalbare en duurzame woningen voor mensen die dat het hardst nodig hebben. Om deze woningen te realiseren zet Area verschillende hulpmiddelen en initiatieven in van vastgoedprojecten en leefbaarheid programma’s tot interne verbeteringen in de bedrijfsvoering, zoals de implementatie van ICT-oplossingen zoals Sensus BPM Online.

In gesprek met Ilse van Hout, projectleider/adviseur bij Area, wordt duidelijk hoe deze woningcorporatie de implementatie van een nieuw procesmanagementsysteem aanpakt. Ilse zet zich actief in voor de kwaliteit van de dienstverlening. Ze vindt het belangrijk dat collega’s duidelijk inzicht hebben in de werkprocessen binnen Area. Zodat bewoners op een consistente manier worden geholpen en duidelijk weten wat ze kunnen verwachten.

De noodzaak van een gebruiksvriendelijk systeem

Area gebruikte al langer een systeem voor procesregistratie, maar “Dit systeem was niet erg toegankelijk en praktisch waardoor de proceseigenaren moeite hadden hun processen actueel te houden,” merkt Ilse op. Wat leidde tot frictie en verouderde processen. De organisatie zocht daarom naar een systeem dat “laagdrempelig en gebruiksvriendelijk was.” Hoewel Ilse zelf niet betrokken was bij de aankoop, stond Sensus process management al bekend als een “gevestigde naam.” De aanpak van Sensus met visuele sjablonen en iconen is inherent aan de unieke Sensus-methode voor het modelleren en visualiseren van bedrijfsprocessen.

De Paasactie

Om medewerkers te enthousiasmeren voor het nieuwe systeem, koppelt Area de implementatie van de primaire processen in fase 1 aan een creatieve Paasactie. Het doel is om Sensus intern “aan de man te brengen” en de procesmanagement applicatie bekend te maken op een leuke manier. “Ik wil lol in het continu verbeteren brengen en ik geloof dat als je iets leuks maakt dat het dan ook veel beter landt,” legt Ilse uit. Een vergaderruimte werd voor de paasactie omgetoverd in paassfeer compleet met diverse decoraties, thematische posters en een mand gevuld met chocolade-eieren.

Deelname voor medewerkers begon eenvoudig: ze ontdekten via het Intranet hoe ze Sensus kunnen openen. Eenmaal in Sensus BPM Online doorlopen de Area medewerkers een specifiek proces dat, met gebruik van de Sensus-methode iconen, de stappen voor het vouwen van een paashaasje uitlegde. Als beloning konden de medewerkers hun gevouwen paashaasje inleveren en een traktatie ophalen. Ook de directeur kwam even om de hoek kijken om zijn steun aan de actie te betuigen. Studenten van Students Consultant, die eerder al betrokken waren bij het optimaliseren en overzetten van de primaire processen binnen Area, hielpen bij de begeleiding en het testen van het proces.

De Paasactie was een succes: veel medewerkers kwamen langs, zochten hun eigen processen op en raakten in gesprek over Sensus BPM Online. Het creëerde de gewenste “reuring” en zorgde voor een positieve kennismaking met de applicatie.

Voorbij de implementatie: borging en continue verbetering

Om ervoor te zorgen dat medewerkers Sensus BPM Online blijven gebruiken, zet Area in op de kracht van communicatie: herhaling en persoonlijke benadering. “We plaatsen om de twee weken leuke berichtjes over Sensus en wist je datjes met tips over functionaliteiten zoals de zoekfunctie of KPI’s,” licht Ilse toe. Ook organiseren ze een-op-een en teamsessies om uitleg te geven.

Area wil Sensus BPM Online ontwikkelen tot een volwaardig kwaliteitsmanagementsysteem. Ze zijn bezig alle gekoppelde applicaties te vullen met beschrijvingen, functionele beheerders, instructies, handleidingen en beleidsstukken, en linken KPI’s aan langetermijndoelstellingen. Het doel is dat informatie die nu op verschillende plekken staat, allemaal in Sensus BPM Online samenkomt.

Het succes van het project werd zichtbaar op het moment dat flowcharts uit Sensus BPM Online werden gebruikt bij een personeelsbijeenkomst. Wat bevestigt dat medewerkers de tool nu daadwerkelijk gebruiken. “Voor mij is de overgang naar Sensus een kans om onze manier van werken te verbeteren en meer overzicht en structuur te creëren,” aldus Ilse.

Uitdagingen en de weg vooruit

Voor de toekomst richt Area zich op verschillende belangrijke doelen. Ze streven ernaar om fase 2, die de sturende en ondersteunende processen omvat, volledig af te ronden en verder in te richten. Met de ambitie om alles uiterlijk in oktober helemaal in orde te hebben. Daarnaast staat het vaststellen van een beheerstructuur voor Sensus centraal; hierbij wordt onderzocht hoe proceseigenaren zelf de verantwoordelijkheid kunnen dragen en of lite licenties hiervoor ingezet kunnen worden. Area wil ook een bredere ICT-training voor nieuwe medewerkers ontwikkelen, waarin procesmanagement en Sensus BPM Online een belangrijke rol spelen, om zo een “warme begeleiding” te bieden. “Ik zie hierbij een train de trainer principe voor me, waarbij Sensus en Area samen de trainingen verzorgen,” voegt Ilse toe.

Tot slot wil Area sterker worden in de check- en act-fase van de PDCA-cyclus, door meer te sturen op resultaten en cijfers. Sensus BPM Online kan daarbij helpen om samen actief met collega’s de standaard werkwijze te doorlopen en te verbeteren waar mogelijk.

Door de combinatie van een gebruiksvriendelijke applicatie, een creatieve implementatie en een sterke focus op communicatie en borging, transformeert Area procesmanagement van een administratieve last naar een levend, waardevol middel dat de organisatie helpt haar maatschappelijke doelen te bereiken. Ze zijn een lerende organisatie die continu streeft naar verbetering en inzet op de optimalisatie van processen.

Sensus procesmanagement bedankt Area en Ilse van Hout voor hun tijd en openhartigheid tijdens dit interview.

Benieuwd of deze manier van werken

bij jullie past?

Ervaar hoe processen echt gaan werken

Wil je zien hoe Sensus BPM Online procesmanagement onderdeel maakt van het dagelijkse werk? Probeer het zelf en ontdek of deze manier van werken past bij jouw organisatie.

Probeer Sensus BPM Online

Je zit nergens aan vast en kunt direct aan de slag. Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen.