Select Page

Kooyman op Curaçao professionaliseert Klantfocus processen

Results

#1

grootste doe-het-zelfketen van de Caraïbische eilanden

1 bedrijfskritisch proces

succesvol geautomatiseerd, met directe koppeling aan artikelenbestand en inkoopsysteem

20% minder

administratieve verwerkingstijd bij retailorganisaties na procesautomatisering en klantfocus processen

Walraven Logoi

Industry Retail / Bouwmarkt

Bedrijfsgrootte: 700

Objective Kooyman wil de organisatie professionaliseren door klantfocus processen te beschrijven, te verbeteren en stapsgewijs te automatiseren, zodat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen en meer focus kunnen leggen op de klant.

Kooyman Klantfocus processen

Article content

  1. Van procesbeschrijving naar organisatieverbetering
  2. Controle over het folderproces
  3. Professionalisering en focus op klant
  4. BPM en IT gaan hand in hand

Curious how other organizations are managing their processes?

In this newsletter, you'll see how other organizations make process management work. These practical examples will help you improve processes and better organize ownership in your daily work.

Sign up for the newsletter

Van procesbeschrijving naar organisatieverbetering

Na het beschrijven van alle processen bij Kooyman B.V. op Curaçao, de grootste doe-het-zelf keten van de Caraïbische eilanden, heeft de organisatie de stap gemaakt naar het verbeteren van de processen en de organisatie als geheel. “Goed beschreven klantfocus processen zijn de basis voor organisatieverbetering. Hierdoor is duidelijk hoe een proces nu loopt en hoe je het graag zou willen”, legt een Business Process Manager van het bedrijf uit.
 
De Business Process Manager die wij spraken, leidt de BPM- en verbetertrajecten binnen Kooyman. Toch probeert ze altijd aan de zijlijn te blijven staan en niet te inhoudelijk betrokken te raken bij de processen. “Mensen moeten het zoveel mogelijk zelf doen, dan gaan processen en de verbeteringen ook leven!” Kooyman is al enige tijd bezig met een verbeterprogramma waar per afdeling naar het “low hanging fruit” wordt gekeken. Waar zijn snelle verbeterpunten in de processen te ontdekken? “Dit project wekt veel enthousiasme in de organisatie. Door te laten zien dat je kleine verbeterpunten zelf snel kunt oppakken en hiermee vooruitgang kunt boeken, gaat het procesgericht denken meer leven in de organisatie. Nut en noodzaak wordt ervaren!”
 
De uitdaging die er nog ligt, is voor de organisatie in het borgen van organisatieverbeteringen en –veranderingen. “Het verbeteren van processen leeft bij onze mensen, ze zien verbeterpunten en gaan hiermee aan de slag. We moeten alleen zorgen dat deze verbeteringen ook worden geborgd. Zodat ze ook worden gecontinueerd.” Procesautomatisering is voor Kooyman de volgende stap om te komen tot een meer uniforme werkwijze en helderheid in taken en verantwoordelijkheden. De organisatie heeft de bedrijfskritische processen in kaart gebracht die bij uitstek geschikt zijn om te automatiseren. Aan de hand van de huidige procesbeschrijvingen worden “requirements” opgesteld. “Je ziet heel duidelijk alle handelingen en activiteiten die moeten gebeuren en welke stappen geautomatiseerd kunnen worden.”

Controle over het folderproces

Het folderproces, het proces van creatie en productie van de folder, is een van de processen die het afgelopen jaar is geautomatiseerd. “Het was een aaneenschakeling van administratieve handelingen waar veel in mis kon gaan. Nu het proces is geautomatiseerd is er bijvoorbeeld altijd een link met het artikelenbestand en het inkoopsysteem, zodat er geen producten in folders staan die niet op voorraad zijn. Het geeft medewerkers veel meer overzicht en het proces loopt veel efficiënter”, merkt de Business Process Manager in de praktijk. “Het proces dat we hadden beschreven met behulp van Sensus BPM Online bood hierbij de fundering voor de verandering. In het proces waren de knelpunten direct duidelijk. Deze aanpak van het beschrijven en visualiseren van het proces heeft ons echt geholpen dit proces te automatiseren en efficiënter te maken. We hebben veel meer controle over het proces!”

Professionalisering van Klantfocus processen

Het plan is nu om de organisatie verder te professionaliseren. “Als retail organisatie leggen wij altijd de focus op de klant. Maar door vele administratieve processen en handelingen verlies je het klantperspectief soms uit het oog. Om de klant goed te kunnen bedienen is het belangrijk dat het aan de achterkant ook op orde is. Dankzij automatisering en het goede fundament dat we hebben opgebouwd met Sensus BPM Online besparen we tijd aan onnodige administratieve rompslomp en hebben we nu meer tijd voor innovatie. Heel belangrijk voor ons!” De komende tijd zullen meer processen worden geautomatiseerd, zoals de HRM processen.
Kooyman verbeterd Klantfocus processen

“Goed beschreven Klantfocus processen zijn de basis voor organisatieverbetering. Hierdoor is duidelijk hoe een proces nu loopt en hoe je het graag zou willen. Het verbeteren van processen leeft bij onze mensen, ze zien verbeterpunten en gaan hiermee aan de slag. We moeten alleen zorgen dat deze verbeteringen ook worden geborgd. Zodat ze ook worden gecontinueerd.”

Business Process Manager, Kooyman BV

BPM en IT gaan hand in hand

“BPM en IT moeten echt hand in hand gaan om de business optimaal te ondersteunen. Dan heb je er heel veel profijt van!”, benadrukt de Business Process Manager. In eerste instantie begon Kooyman met procesmanagement, met als doel uniformiteit in werkwijzen en de borging hiervan in de organisatie. Na succesvolle BPM-projecten met regelmatige ondersteuning van consultants van Sensus process management heeft de organisatie grote vooruitgang geboekt. “We merken nu dat procesmanagement veel verder gaat dan het borgen van kennis. Dat is heel mooi!”

Curious whether this way of working

is right for your organization?

See how processes become part of everyday work

Want to see how Sensus BPM Online makes process management part of the way people actually work? Try it for yourself and see whether it fits your organization.

Try Sensus BPM Online

Get started

Try it free for 30 days, with no commitment. You can get started right away.