Met circa 20.000 sociale huurwoningen en rond 180 medewerkers is Elkien een grote woningcorporatie in Friesland. In de tweede helft van 2018 ontstond behoefte aan het eenduidig weergeven van de bedrijfsprocessen, overzichtelijk voor iedereen. “We willen uniform gaan werken en dat kan alleen als iedereen weet wat dat inhoudt,” vertelt Willy Miedema. “Als je gewend bent om zonder systeem te werken en het wordt opeens gestructureerd, dan is dat natuurlijk een hele omschakeling.”

De eenvoud
Willy Miedema was als Teamleider Ondersteuning & Optimalisatie nauw betrokken bij de keuze voor Sensus process management. “Er zijn best veel aanbieders op de markt, ook enkele met specifieke kennis van corporaties. Wat ons in Sensus vooral aansprak was het gemak, de overzichtelijkheid. Vanuit acht iconen word je gestuurd naar de weergave van een proces. Heel simpel. Op die manier hebben wij met twaalf werkgroepen onze twaalf hoofdprocessen in kaart gebracht. En omdat we in november live gaan met ons nieuwe ERP-systeem Tobias AX, hebben we onze processen weergegeven vanuit de werkwijzen en instructies van AX,” aldus Willy Miedema.

De flexibiliteit
Volgens functioneel beheerder Anton van Loon is het de kunst om Sensus BPM Online zodanig op te zetten dat de software maximaal aansluit bij de behoefte. “Een proces inrichten is meer dan een aantal variabelen invullen,” zegt hij. “Je moet eerst bepalen op welke manier je procesgericht wilt gaan werken. En vervolgens kijken hoe je de inrichting van Sensus BPM Online daarop kunt afstemmen. Sensus biedt voldoende mogelijkheden om de flow op te bouwen zoals wij dat willen. Aan de hand van de Sensus-methodiek hebben we onze eigen Elkien-methodiek bepaald. Als dat eenmaal staat, is de tooling intuïtief genoeg om het beheer eenvoudig te houden. Je hoeft niet steeds opnieuw te bedenken hoe je wilt gaan werken, het is vooral evalueren en daarop bijsturen in Sensus.”

De voorbereiding
Er gaat veel tijd zitten in het samenbrengen van mensen om de processen te inventariseren. Willy Miedema weet dat uit ervaring. “Je hebt iemand nodig die de juiste vragen stelt en die alles optekent in de Sensus BPM Designer. In twaalf sessies heeft Monique van Dodewaard, consultant van Sensus ons daar in een rap tempo doorheen geholpen. Waar hebben we het over? Wie is eigenaar? Welke stappen? Hoe voegen we alles samen? Zelf hadden wij de ervaring niet om zo’n proces kort en bondig in beeld te brengen. Monique deed dat heel gestructureerd. Dat heeft ons veel tijd opgeleverd. We hebben als procescoaches allemaal goed meegekeken hoe zij dat deed, zodat we onze nieuwe kennis aan onze collega’s kunnen overdragen.”

De interne markt
Voor de eigen medewerkers heeft Elkien de plannen rond procesmatig werken leuk en verrassend over het voetlicht weten te brengen. Dat is met name te danken aan Annemiek Abma, Project Manager Ondersteuner bij Elkien, die een interne markt organiseerde met een eigen marktkraampje voor elk proces. “Met visualisaties kun je de processen op een originele manier presenteren,” vertelt Annemiek Abma. “Daarom hebben we Sensus gevraagd per proces een procesplaat te maken met stroomschema’s die inzage bieden in het verloop van het proces. Die presenteerden we op de interne markt. Elke werkgroep had bovendien een demo gemaakt over zijn eigen proces, waarbij die procesplaten ook weer een rol speelden. Dat werkte heel verhelderend. Collega’s overzagen in een keer het totale proces en hun eigen stukje daarin. Het hele bedrijf was vrij gepland en iedereen was erbij aanwezig. Een mooi moment om gelijk de diverse werkgroepen even in het zonnetje te zetten.”

De implementatie
De processen zijn ook gepubliceerd in de Publisher module van Sensus. Willy Miedema: “In onze intranetomgeving zit een rechtstreekse link naar de Sensus Publicatie. Veel mensen kijken daar nu al naar. Omdat dit het begin is van een cultuuromslag, gaan we daar nog wel een extra impuls aan geven. Dat gebeurt als Tobias AX over een paar weken live gaat. Ook daar werkt Sensus aan mee. Als AX eenmaal operationeel is, kunnen we precies zien hoe we nu werken en hoe dat verschilt van vorige week. Bewustwording is daarbij het belangrijkst: ik doe iets, welk effect heeft dat op het geheel, waar kan het beter, en hoe kan het beter? Het leuke is dat ons team nu ook met een LEAN-training bezig is, waardoor die bewustwording groeit en zich straks als een olievlek door de organisatie gaat verspreiden. Dat is een mooie uitdaging, spannend, superleuk! Er zit momenteel heel veel energie op, dus het is gaaf om daar nu mee bezig te zijn.”