Groninger Huis brengt rust en duidelijkheid in processen met Sensus BPM Online

Resultaten

Groei vraagt om structuur en uniformiteit

Woonstichting Groninger Huis is volop in beweging. Door groei en een toenemend aantal nieuwe medewerkers ontstond de behoefte aan uniformiteit en professionalisering. Processen die voorheen ‘stroperig’ aanvoelden en op verschillende manieren werden uitgevoerd, moeten helder en voor iedereen toegankelijk worden. Met Sensus BPM Online vindt Groninger Huis de BPM applicatie om deze ambitie waar te maken: een visuele en laagdrempelige oplossing die structuur biedt van de directiekamer tot de werkvloer.

Van versnipperde kennis naar een eenduidige werkwijze

Ria Rosies, spin in het web op het gebied van risicomanagement en processen bij Groninger Huis, schetst de beginsituatie. De corporatie groeit, waardoor de noodzaak voor eenduidige processen steeds groter wordt. Zonder een centraal en visueel systeem is het lastig om consistentie te garanderen. “Je wilt de huurders zo goed mogelijk bedienen, maar niet als ze mij aan de telefoon hebben het antwoord A krijgen, bij Eva B en bij Wesley C. 90% moeten we toch wel hetzelfde denken en doen.”

De oude aanpak van processen beschrijven was niet effectief. Een eerder softwarepakket bood ook niet de oplossing; het voelde niet intuïtief en wist de medewerkers niet te enthousiasmeren. Er was een duidelijke behoefte aan een systeem dat niet alleen processen vastlegt, maar ze ook tot leven brengt voor de hele organisatie.

Visueel, eenvoudig en voor iedereen begrijpelijk

De overstap naar Sensus BPM Online was voor Ria een openbaring. Na een demo van Sensus BPM Online was de keuze snel gemaakt. De visuele en simpele opzet sprak direct aan. “Ik zei direct: Dit vind ik veel mooier en fijner.” Het is voor iedereen begrijpelijk, van het MT tot de mensen op de werkvloer. Als ze een proces zien, snappen ze: “Hey, dit is het beginpunt, dit is het eindpunt en dit zijn de stappen die ik moet doorlopen.”

Groninger Huis maakte een aantal bewuste keuzes om de implementatie succesvol te maken:

• Een vliegende start voor iedereen: Er is een organisatiebrede bijeenkomst georganiseerd om iedereen mee te nemen in de nieuwe aanpak. Hierbij werden collega’s die al met Sensus hadden gewerkt, ingezet om de positieve ervaringen te delen.
• Focus op een herkenbaar proces: In plaats van te starten met complexe, abstracte processen, werd gekozen voor een proces dat voor iedereen relevant is en jaarlijks terugkomt. Dit zorgde direct voor herkenning en begrip.
• Simpliciteit voorop: Op advies werd besloten om uitsluitend ‘computeracties’ (de blauwe iconen) te gebruiken in de procesmodellen. Ria legt uit: “Bijna alle acties die je doet, doe je ook iets in een systeem. Het geeft heel veel rust als je niet steeds hoeft na te denken welke kleur actie je moet gebruiken.”

Efficiëntie, eigenaarschap en enthousiasme

De implementatie van Sensus BPM Online heeft al concrete resultaten opgeleverd. Het verhuurmutatieproces, een langlopend dossier, werd als een van de eerste aangepakt. De leegstandslijst was te lang en de kosten liepen hoog op. Door het proces visueel in kaart te brengen, is de leegstandslijst met de helft afgenomen.

De toegankelijkheid van Sensus zorgt voor meer betrokkenheid. Nieuwe medewerkers vinden snel hun weg en ervaren duidelijkheid. Een nieuwe projectleider, Miranda, gaf aan: ” Als nieuwe medewerker geeft het handvatten om een goede start te maken bij Woonstichting Groninger Huis. Ik word hier heel vrolijk van.” Daarnaast fungeert Sensus als een centrale kennisbank. Door URL’s naar werkinstructies en beleidsdocumenten direct aan processtappen te koppelen, is alle relevante informatie met één klik beschikbaar. Dit voorkomt zoekwerk en zorgt ervoor dat iedereen met de juiste, meest actuele informatie werkt. “Uiteindelijk wil je ernaartoe dat iedereen precies weet wat hij moet doen.” “En dat ervaren collega’s nu al.”

Continue verbetering en gedragen door de hele organisatie

Voor Groninger Huis is dit het begin van een doorlopend proces. De focus ligt nu op het verder uitrollen en levend houden van de processen. Het doel is dat medewerkers zelf met verbetervoorstellen komen en de processen blijven voeden. “Het is een lange weg die constant aandacht vraagt.” Je moet het continu onder de aandacht blijven brengen. “Doe je het niet, dan ebt het weg.”

Met Sensus BPM Online heeft Groninger Huis de juiste applicatie in handen om deze continue verbetercyclus te ondersteunen en de organisatie verder te professionaliseren. De sleutel tot succes? Betrokkenheid creëren en laten zien dat duidelijke processen het werk voor iedereen makkelijker en leuker maken.

Benieuwd of deze manier van werken

bij jullie past?

Ervaar hoe processen echt gaan werken

Wil je zien hoe Sensus BPM Online procesmanagement onderdeel maakt van het dagelijkse werk? Probeer het zelf en ontdek of deze manier van werken past bij jouw organisatie.

Je zit nergens aan vast en kunt direct aan de slag. Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen.