Na het beschrijven van alle processen bij Kooyman B.V. op Curaçao, de grootste doe-het-zelf keten van de Caraïbische eilanden, heeft de organisatie de stap gemaakt naar het verbeteren van de processen en de organisatie als geheel. “Goed beschreven processen zijn de basis voor organisatieverbetering. Hierdoor is duidelijk hoe een proces nu loopt en hoe je het graag zou willen”, legt een Business Process Manager van het bedrijf uit.

De Business Process Manger die wij spraken, leidt de BPM- en verbetertrajecten binnen Kooyman. Toch probeert ze altijd aan de zijlijn te blijven staan en niet te inhoudelijk betrokken te raken bij de processen. “Mensen moeten het zoveel mogelijk zelf doen, dan gaan processen en de verbeteringen ook leven!” Kooyman is al enige tijd bezig met een verbeterprogramma waar per afdeling naar het “low hanging fruit” wordt gekeken. Waar zijn snelle verbeterpunten in de processen te ontdekken? “Dit project wekt veel enthousiasme in de organisatie. Door te laten zien dat je kleine verbeterpunten zelf snel kunt oppakken en hiermee vooruitgang kunt boeken, gaat het procesgericht denken meer leven in de organisatie. Nut en noodzaak wordt ervaren!”

De uitdaging die er nog ligt, is voor de organisatie in het borgen van organisatieverbeteringen en –veranderingen. “Het verbeteren van processen leeft bij onze mensen, ze zien verbeterpunten en gaan hiermee aan de slag. We moeten alleen zorgen dat deze verbeteringen ook worden geborgd. Zodat ze ook worden gecontinueerd.” Procesautomatisering is voor Kooyman de volgende stap om te komen tot een meer uniforme werkwijze en helderheid in taken en verantwoordelijkheden. De organisatie heeft de bedrijfskritische processen in kaart gebracht die bij uitstek geschikt zijn om te automatiseren. Aan de hand van de huidige procesbeschrijvingen worden “requirements” opgesteld. “Je ziet heel duidelijk alle handelingen en activiteiten die moeten gebeuren en welke stappen geautomatiseerd kunnen worden.”

Controle over het folderproces

Het folderproces, het proces van creatie en productie van de folder, is een van de processen die het afgelopen jaar is geautomatiseerd. “Het was een aaneenschakeling van administratieve handelingen waar veel in mis kon gaan. Nu het proces is geautomatiseerd is er bijvoorbeeld altijd een link met het artikelenbestand en het inkoopsysteem, zodat er geen producten in folders staan die niet op voorraad zijn. Het geeft medewerkers veel meer overzicht en het proces loopt veel efficiënter”, merkt de Business Process Manager in de praktijk. “Het proces dat we hadden beschreven met behulp van Sensus BPM Online bood hierbij de fundering voor de verandering. In het proces waren de knelpunten direct duidelijk. Deze aanpak van het beschrijven en visualiseren van het proces heeft ons echt geholpen dit proces te automatiseren en efficiënter te maken. We hebben veel meer controle over het proces!”

Professionalisering en focus op klant

Het plan is nu om de organisatie verder te professionaliseren. “Als retail organisatie leggen wij altijd de focus op de klant. Maar door vele administratieve processen en handelingen verlies je het klantperspectief soms uit het oog. Om de klant goed te kunnen bedienen is het belangrijk dat het aan de achterkant ook op orde is. Dankzij automatisering en het goede fundament dat we hebben opgebouwd met Sensus BPM Online besparen we tijd aan onnodige administratieve rompslomp en hebben we nu meer tijd voor innovatie. Heel belangrijk voor ons!” De komende tijd zullen meer processen worden geautomatiseerd, zoals de HRM processen.

BPM en IT gaan hand in hand

“BPM en IT moeten echt hand in hand gaan om de business optimaal te ondersteunen. Dan heb je er heel veel profijt van!”, benadrukt de Business Process Manager. In eerste instantie begon Kooyman met procesmanagement, met als doel uniformiteit in werkwijzen en de borging hiervan in de organisatie. Na succesvolle BPM-projecten met regelmatige ondersteuning van consultants van Sensus process management heeft de organisatie grote vooruitgang geboekt. “We merken nu dat procesmanagement veel verder gaat dan het borgen van kennis. Dat is heel mooi!”