Alstom Transport B.V. is een wereldwijde ontwikkelaar en leverancier van systemen, onderdelen en dienstverlening voor de railsector. Onder het mom van het interne programma ‘Back on Track’ , is Alstom Transport momenteel bezig meer structuur aan te brengen in de organisatie. Met als doel inzichtelijkheid, meetbaarheid, resultaatgerichtheid en kostenverlaging. Een ambitieuze klus voor de complexe organisatie in Ridderkerk, die zowel produceert als reparaties voorziet. Jack van Benten, Managing Director Services en Bert Passchier, Sales Director Services, vertellen over het organisatie brede procesmanagement- en verbeterproject.

“Processen in de organisatie bleken niet goed op elkaar aan de sluiten, waardoor er gaten ontstonden, tijd werd verloren en er geen analyses gemaakt konden worden. Een eyeopener om eens kritisch naar onze werkwijze te kijken”, vertelt Jack van Benten. “We willen in alle lagen van de organisatie de aansluiting van processen inzichtelijk maken. Toegankelijkheid is erg belangrijk”, valt Bert Passchier hem bij.

De ervaring van Sensus process management

Het project wordt met beide handen serieus aangepakt. “Sensus-methode is een hele duidelijke gestructureerde methode om naar jezelf te kijken. Bovendien kopen we met Sensus BPM Online niet alleen een methode en software in, maar ook een stukje ervaring om ons te begeleiden”. Monique van Dodewaard, senior consultant bij Sensus process management, wordt ingezet als onderdeel van het projectteam. “Monique heeft erg goed werk geleverd. Ze speelt een begeleidende rol in het project, adviseert en ondersteunt het projectteam, duikt diep de organisatie in om de juiste informatie boven tafel te krijgen en waakt ervoor dat processen uniform blijven”, zijn Van Benten en Passchier het over eens.

‘Wij moeten gewoon presteren!’

Als eerste zijn in de organisatie alle hoofdprocessen gestructureerd om een goede basis te leggen. Daarna werd als pilot het reparatieproces ‘Repair on Quote’ (ROQ) in kaart gebracht en verbeterd, een proces of eerder een procesketen die met heel veel afdelingen te maken heeft. In het ROQ proces viel snel verbetering te halen, of zoals Passchier verwoordde: “Het laaghangende fruit hebben we als eerste geplukt”.
De productie werd de laatste jaren binnen Alstom namelijk flink opgeschroefd, met een verdrievoudiging van het aantal productiemedewerkers. Reparatie-orders kwamen daardoor onder druk te staan, waardoor doorlooptijden vaak niet gehaald werden.  Belangrijke doelstelling van het project was daarom meetbaarheid en inzicht daarin.

Meetbare processen zetten Alstom Transport ‘Back on Track’!

“We hebben KPI’s opgesteld voor doorlooptijden en in Sensus BPM Online vastgelegd. Zo wordt inzichtelijk hoe lang een reparatie, of onderdeel daarvan, duurt. Dit wordt gemonitord door het primaire systeem en de resultaten worden straks getoond op schermen in de productiehal, zodat ook de productiemedewerkers inzicht hebben in de resultaten.  Bovendien kunnen we hier nu op sturen, beter plannen en onze capaciteit aanpassen op de werkvoorraad”, vertellen Van Benten en Passchier. “Want wij moeten gewoon presteren!”
Van Benten en Passchier denken ook na over de toekomst van de organisatie. “We veranderen steeds meer naar een logistieke organisatie. Het assembleren van onderdelen en weer doorsturen naar landen over de hele wereld. Daarvoor is een vereiste dat je professioneel bent. Je kan alleen maar toegevoegde waarde aan je klant leveren als je je logistiek beheerst. En als je beter bent dan je klant.”, vindt Van Benten.

Een Win-Win situatie voor onze klanten

“We merken nu dat ons verbeterproject z’n vruchten afwerpt. Na een pilot met een klant kwamen we er bijvoorbeeld achter dat de klant 37 stappen nodig had om een treinonderdeel bij ons ter reparatie te krijgen. Wij sturen er nu op aan dat zij óns kunnen gebruiken om een gedeelte van hún proces te versimpelen. We kunnen aantonen dat zaken aan ons overdragen letterlijk geld oplevert, voor ons allebei. Dat is WIN-WIN! En dat kunnen we bewijzen met data, dat schept vertrouwen.”

91% leverbetrouwbaarheid, een mooi resultaat

Het project binnen Alstom Transport is nog niet klaar. Ondanks dat zijn Van Benten en Passchier wel trots op het resultaat dat ze al behaald hebben. “Inmiddels zitten we op 91% leverbetrouwbaarheid voor reparaties, wat we mede dankzij de inzet van Sensus BPM Online hebben bereikt. Maar ook dankzij een samenspel van veranderingen in de organisatie, meer structuur en meer sturend management. Daar zijn we trots op!” De heren zien nog tal van verbeterkansen, in de vorm van automatiseringen, invoeren van barcodes op onderdelen etc. Het plan is dat medewerkers intern getraind worden door Sensus process management om het procesmanagement- en verbeterproject zelfstandig door te trekken, met af en toe een helpende hand van Monique.