Sensus BPM Online

Privacy statement

Als Sensus-methode zijn wij ervan overtuigd dat de bescherming van persoonsgegevens van onze websitebezoekers, prospects, klanten en leveranciers van groot belang is. In dit privacy statement geven wij informatie over hoe wij hiermee omgaan.

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen en te beveiligen. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen ‘AVG’). Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval;

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, welke doeleinden en (type) persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement.
enkel die persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor deze doeleinden.
uw toestemming zullen vragen voor de verwerking van persoonsgegevens wanneer dit wettelijk vereist is.
passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij de volgende persoonsgegevens van (potentiële) klanten:

Uw naam
Bedrijfsnaam
Kantooradres en vestigingsplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen op onze diensten
Functie en afdeling van gebruikers van onze diensten
Twitter en Linkedin URL van gebruikers van diensten (voor zover opgegeven)
Eventueel uw foto, wanneer wij met uw toestemming een klantcase of citaat presenteren op onze website
Interessegebied en/of informatie (zoals bv. een whitepaper) die u bij ons heeft opgevraagd

Van leveranciers verwerken wij de naam van de contactpersoon en de NAWT-gegevens van de betreffende organisatie. In het kader van de debiteuren- en crediteurenadministratie worden daarnaast ook het IBAN-nummer (of BIC-nummer), BTW-nummer en KvK-nummer verwerkt.

Door onze website te bezoeken worden ook (persoons)gegevens van u verzameld door middel van cookies. De cookies kunnen uw locatie bepalen en uw IP-adres, internetbrowser en apparaat type inzien en analyses maken van uw activiteiten op onze website. Verder op in dit privacy Statement vindt u meer informatie over cookies.

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

De verkoop en levering van onze diensten
Het administreren van licenties
Het verlenen van toegang tot onze diensten en/of
Het voeren van een debiteuren- en crediteurenadministratie

Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons afsluit.

Dit is anders bij de verwerking van persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (waaronder direct marketing, relatiebeheer, evaluatie en verbetering van onze dienstverlening):

Het bevorderen van de verkoop en levering van onze diensten
Het opbouwen van een profiel van onze prospects/klanten voor direct marketing doeleinden
Het beantwoorden van vragen, het verstrekken van (opgevraagde) informatie en het maken van afspraken
Het versturen van (digitale) nieuwsbrieven tenzij u daartegen bezwaar heeft en u zich heeft afgemeld. Indien u geen klant van ons bent, verwerken wij uw contactgegevens voor dit doel enkel op basis van uw toestemming.
Operationele logging met het oog op de goede werking van onze diensten
Het evalueren en verbeteren van de dienstverlening
Het analyseren van het gebruik van onze websites
Archivering voor historische doeleinden

Voor zover wij bij de verwerking van uw persoonsgegevens derden inschakelen, zullen wij een verwerkersovereenkomst afsluiten, waarmee een passende beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd.

Dit geldt bijvoorbeeld voor:

de hostingpartij die door ons wordt ingeschakeld in het kader van onze diensten
de aanbieder van het CRM-systeem
de aanbieder van diensten voor het versturen van nieuwsbrieven
de aanbieder van het chatsysteem waar wij gebruik van maken
de aanbieder van webdiensten, zoals Google Analytics (zie onder)

Wij zullen zonder uw toestemming geen persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen, tenzij dit wettelijk is vereist.

Uw persoonsgegevens zullen door ons niet worden doorgegeven naar organisaties (buiten de EU, Noorwegen, Liechtenstein of IJsland) wanneer deze geen passend beschermingsniveau hebben, tenzij

u daarvoor ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven of
er voor de doorgifte van de persoonsgegevens gebruik wordt gemaakt van een ongewijzigd door de Europese commissie goedgekeurd modelcontract, waarmee een (naar Europese maatstaven) passend beschermingsniveau van de persoonsgegevens is gewaarborgd of
de persoonsgegevens worden doorgegeven op grond van het EU-VS Privacyschild. Dit is het geval bij Google Analytics en de aanbieder van de tool om nieuwsbrieven te versturen.
Er sprake is van een vergunning of een van de andere in de AVG genoemde uitzonderingsgronden.

Cookies

Bij het aanbieden van onze diensten maken wij gebruik van zogenaamde cookies. Een cookie is een klein bestand met gegevens dat bij uw eerste bezoek op onze website op uw computer wordt opgeslagen. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen functionele en technische cookies enerzijds en analytische cookies anderzijds. Functionele en technische cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website(s) Sensus-methode beter te laten functioneren, het gebruiksgemak van onze website(s) te verhogen, om een account aan te maken en in te kunnen inloggen en om fraude met uw account op te sporen.

Daarnaast maken wij gebruik van analytische cookies via Google Analytics. Hierbij worden bezoekgegevens verzameld zoals de meest bezochte pagina’s. Het doel hiervan is om de inrichting van onze website te optimaliseren. U kan zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Tot slot worden er wanneer u onze website bezoekt met uw toestemming door derden zgn. ‘tracking cookies’ op uw apparatuur (computer, tablet etc.) geplaatst met als doel u advertenties te laten zien die voor u relevant zijn. Dergelijke cookies worden gebruikt om een profiel op te bouwen van uw online surfgedrag. Dit profiel wordt niet gekoppeld aan uw naam, adres, e-mailadres en dergelijke zoals deze bij ons bekend zijn.

Links naar andere websites

Op onze website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites zorgvuldig zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor de inhoud op en het gebruik van persoonlijke gegevens door deze websites. Lees hiervoor het privacy statement, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden wel op grond van de wet vereist is. Hieronder volgt een opsomming van enkele voor u relevante bewaartermijnen die wij hanteren:

De persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het administreren van licenties en het verlenen van toegang tot onze dienst (de zgn. portal-gegevens) worden maximaal een jaar bewaard na beëindiging van de overeenkomst.

De gegevens van bezoekers van onze website die het contactformulier hebben ingevuld of een bijvoorbeeld een whitepaper van ons hebben gedownload of een demo hebben opgevraagd, worden in beginsel vijf jaar bewaard. Als u bezwaar heeft tegen het gebruik van deze gegevens voor direct marketingdoeleinden, zullen wij uw persoonsgegevens direct verwijderen.

De persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het voeren van de debiteuren- en crediteurenadministratie worden zeven jaar bewaard (wettelijke bewaarplicht).

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn de volgende:

Wij hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op onze systemen
Wij maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
Hostingpartij is ISO27001 gecertificeerd

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Tevens kan u bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) voor direct marketing-doeleinden. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens aan u of aan een andere partij te laten overdragen In dat geval kunnen wij u vragen zich te legitimeren.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy statement zonder nadere kennisgeving te wijzigen. Deze wijzigingen zullen direct na het plaatsen ervan op de website van kracht zijn.