In de bouwsector spelen verschillende onderwerpen en trends, zoals digitalisering en integratie, kwaliteits- en risicomanagement en samenwerking in de keten. Dirk Pfauder, procesmanager en assessor in de bouwsector, weet als geen ander hoe belangrijk effectief procesmanagement hierbij is. Hij heeft bij veel verschillende projecten gewerkt en vertelt over zijn ervaringen met procesmanagement en de Sensus-methode.

Standaardisering van processen

Dirk vertelt over zijn werk als procesmanager bij BAM, waar ze hun kwaliteitsmanagementsystemen hebben gesynchroniseerd. “Ze werkten toen met ongeveer 15 verschillende regio’s en bedrijven, met ieder een eigen papieren handboek. Het was ontzettend lastig om dit goed bij te houden. Met behulp van de Sensus-methode heeft BAM een standaard procesmodel ontwikkeld, waarmee ze 95% van alle processen konden beschrijven. Elke organisatie startte met dit procesmodel en kon dit aanpassen naar hun eigen situatie, waarmee ze de laatste 5% op orde kregen. Als er iemand verbeterpunten had of als er iets veranderde in de wetgeving of bedrijfsrichtlijnen, werd dit meteen doorgevoerd bij alle onderliggende managementsystemen.”

Integraal procesmanagement

Dirk vertelt verder over het werken met het standaard procesmodel. “Door processen al in het basismodel te koppelen aan onderliggende systemen – zoals DMS en Microsoft Power BI – hebben organisaties een vliegende start voor het projectmanagementsysteem. Het wordt laagdrempelig en toegankelijk om ermee te werken, waardoor mensen het ook meer gebruiken.” Ook zorgt de integratie voor meer uniformiteit in de werkwijze bij verschillende projecten. “Iedereen werkt met dezelfde systemen en wijkt hier alleen van af als daar een goede reden voor is.” Daarnaast heeft de BAM verschillende normen verwerkt in het basismodel, zoals ISO 9001, ISO 15288, ISO 15504, VCA en milieunormen. “Tijdens een audit heeft een organisatie dan heel snel de bijbehorende documenten erbij,” vertelt Dirk.

Draagvlak voor procesgericht werken

Verschillende organisaties zijn bezig om het kwaliteitsdenken in de organisatie te krijgen, observeert Dirk. Om hier draagvlak voor te creëren, is het belangrijk om zoveel mogelijk mensen te betrekken. “Bij BAM hebben ze alle onderliggende bedrijven betrokken bij het opzetten van het procesmodel. Mensen herkenden zo hun eigen processen, maar konden ook zien dat elk proces bijna identiek was aan het proces van een ander bedrijf. De iconen van de Sensus-methode hielpen om dit goed zichtbaar te maken.” Verder vertelt Dirk hoe belangrijk het is dat mensen gemakkelijk toegang krijgen tot de juiste informatie. “Als mensen 3 of 4 handelingen moeten doen voordat ze de juiste informatie vinden, dan wordt het niet gebruikt. Ook hier biedt Sensus uitkomst.”

Verantwoording afleggen

Tenslotte wordt het in de bouwsector steeds belangrijker om aan te kunnen tonen wat je gedaan hebt. “Bij Rijkswaterstaat zie ik dat ze meer sturen en kritisch zijn op hoe je je processen hebt ingericht. Ze kijken bijvoorbeeld of je je eigen processen en prestatie-indicatoren bewaakt en deze ook daadwerkelijk gebruikt. Hoe beter een systeem is ingericht en geïntegreerd, hoe meer vertrouwen zij hebben dat het werk goed gaat.” Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij kwaliteitsmanagement, het doorvoeren van verbeteringen, afwijkingenbeheer en het omgaan met verschillende eisen.