Enkele maanden geleden mochten wij Student Experience verwelkomen als klant. Student Experience biedt een assortiment aan hoogwaardige zelfstandige huisvesting, faciliteiten en services voor ambitieuze studenten ongeacht hun achtergrond. Student Experience groeit snel en zal verschillende nieuwe vestigingen openen in Nederland en Spanje. “Dan krijg je toch een moment dat het fundament moet staan als een huis en dat je kunt zeggen: zo werken wij!”, legt Frank Legdeur uit, Business Development & IT manager bij Student Experience. Inzicht, duidelijkheid en consistentie zijn de belangrijkste doelstellingen met het gebruik van Sensus BPM Online. Zo is de samenwerking met Sensus process management begonnen. We zijn geïnteresseerd in hun vooruitgang en ervaring met Sensus BPM Online en deze keer mochten we Frank interviewen over de huidige stand van zaken.

Inzicht & duidelijkheid
Het streven naar inzicht in processen en duidelijkheid van de beschrijving ervan zette Student Experience ertoe samen te werken met Sensus process management. Inzicht is cruciaal. Ten eerste, ‘omdat we betrouwbaar willen zijn in wat we doen’ volgens Frank. Voor een snelgroeiend bedrijf als Student Experience spelen investeerders een belangrijke rol in de expansie. Met beschreven processen kunnen ze duidelijk maken aan anderen wat ze doen en hoe, en zo betrouwbaarheid uitstralen. “Voor investeerders is van belang inzicht te hebben in onze werkwijze, de risico’s en de daarbij behorende maatregelen”, legt Frank uit. Ten tweede helpt duidelijkheid bij expansie: “Expansie wordt makkelijker gemaakt als je Sensus hebt; namelijk duidelijke beheerprocessen in beeld voor nieuwe medewerkers.”

Consistentie
Student Experience is de afgelopen maanden bezig geweest met het modelleren van processen. “Het heeft geen haast, we doen het liever gewoon goed.” Dus, zitten Frank en zijn collega’s elke dinsdagmiddag samen en begeleiden steeds één afdeling binnen de organisatie bij het beschrijven van processen. Frank is ervan overtuigd dat het beschrijven van processen alleen nut heeft als iedereen inspraak heeft. “Ik zou met één manager 3 dagen kunnen zitten en alle processen kunnen inrichten, maar dan heb je niet de mensen meegenomen die erbij moeten zitten.” Het betrekken van medewerkers uit verschillende afdelingen zorgt niet alleen voor een accurate beschrijving van processen, maar ook voor draagvlak. Bij Student Experience is nu al een groot draagvlak gecreëerd voor procesmanagement, omdat iedereen kennis mag delen over de processen waar zij aan deelnemen. De medewerkers zijn en voelen zich echt betrokken. Frank legt uit dat de medewerkers een positieve ervaring hebben bij de sessies, omdat het onverwachte inzichten geeft, maar ook omdat het simpelweg leuk is. Dus zelfs voordat de processen zijn gepubliceerd, plukt Student Experience de vruchten van het gebruik van Sensus BPM Online.

Toekomst
In de toekomst zullen onder meer de locatiebeheerders die worden aangenomen bij de nieuwe vestigingen veel baat hebben bij de beschreven processen. Frank verwacht ook dat Sensus BPM Online in de toekomst een grote rol zal spelen voor de ondersteunende afdelingen. Student Experience is momenteel actief bezig met het beschrijven van processen en zal daar ook de komende tijd zoet mee zijn. De volgende stap is: het verbeteren en optimaliseren van de processen. Vervolgens zullen ze de processen intern publiceren. Wij zijn blij dat we ons steentje kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van Student Experience door middel van Sensus BPM Online. Ook kijken we er naar uit op de hoogte te blijven van de groei van Student Experience, door middel van dit interview en de interviews die zullen volgen.