RST, Rotterdam Shortsea Terminals B.V., is het grootste shortsea containeroverslagbedrijf van Europa. Het overslaan van containers is een delicaat proces en een kleine fout kan grote gevolgen hebben. Daarom houdt RST de processen en werkzaamheden haarscherp in de gaten onder andere met behulp van Sensus process management.

AEO certificering

Reden om zo grondig aan de slag te gaan met procesmanagement was volgens Jojan van Dokkum, Kwaliteitsmanager bij RST, de AEO certificering (Authorized Economic Operator) te behalen. “Dit is een belangrijke certificering in onze branche. Met dit certificaat, dat we sinds 2011 in handen hebben, laten we zien dat we aan een aantal belangrijke veiligheids- en handelseisen voldoen en krijgen we minder controles van de douane. Voorwaarde is wel dat je je processen goed op orde hebt, dat een ieder binnen het bedrijf ze kan inzien en dat je structureel verbetert. Dat hebben we nu in Sensus BPM Online goed voor elkaar.”

“We willen dat iedereen gemakkelijk toegang heeft tot de procesbeschrijving en aanvullende documentatie om procesgericht werken te stimuleren. Met een linkje op Intranet zijn de processen voor iedereen snel te vinden via een persoonlijke visuele navigatie. Het operationele personeel in de haven heeft natuurlijk geen toegang tot een computer. Daarvoor hebben we een aantal computerzuilen in de kantine gezet, zodat ook zij de processen kunnen raadplegen.”

Verbeteren met interne audits

Na het digitaliseren van de processen in Sensus BPM Online is er bij RST een auditteam in het leven geroepen. Dit team, geformeerd uit verschillende lagen van de organisatie, auditeert naast de eigen werkzaamheden elke maand een aantal processen. “Hiervoor ga ik samen met een auditor in gesprek met 2 of 3 werknemers die een rol spelen binnen een specifiek proces, bijvoorbeeld een baliemedewerker of een kraanmeester.” Van tevoren bepaalt het auditteam het doel; wat willen we weten? Het auditrapport dat hieruit voort komt gaat naar de verantwoordelijken binnen het proces, de afdelingshoofden. De eventuele verbeterpunten die kunnen worden opgepakt hebben een standaard evaluatiedatum na 3 maanden. “Tussendoor check ik wat de status is van de verbeteringen, of ze goed worden opgepakt. Het auditeren is echt leuk en leerzaam. Je krijgt informatie uit alle lagen van het bedrijf en je kunt processen echt verbeteren!”

“Externe auditoren vinden Sensus BPM Online ook een zeer waardevolle aanvulling. Ik kan alle rapportages vanuit Sensus BPM Online uitdraaien en in één overzicht laten zien hoe de processen verlopen. En als we bijvoorbeeld veiligheidscontroles van de DCMR krijgen, dan laat je zo de veiligheidspagina met alle veiligheidsprocedures zien. En dat we erop auditeren. Dat maakt hun werk ook weer makkelijker!”

Calamiteiten processen

Erg belangrijk zijn de procedures voor afhandeling van calamiteiten. “Als er een ongeluk op de terminal gebeurt, dan wordt dit direct over de radio/telefoon gemeld bij de dienstdoende planner. Bijvoorbeeld een brand. Dat komt niet zo vaak voor, dus juist dan is het heel belangrijk dat de procedure snel opgezocht kan worden. Hier is ook direct de noodzakelijke documentatie te vinden, zoals belangrijke telefoonnummers en veiligheidsplannen. Als je de procedure volgt zoals beschreven, dan kan er eigenlijk nooit iets fout gaan bij afhandeling. Heel erg belangrijk bij calamiteiten!”

Wat levert het op?

“Procesmanagement is voor ons heel nuttig. Naast het behoud van belangrijke certificeringen proberen we de kwaliteit van de organisatie als geheel te verbeteren. Wij gaan dieper op de processen en werkwijzen in en daarmee kun je daadwerkelijk veranderingen in de organisatie bereiken. Dat is echt een toegevoegde waarde voor ons. Bovendien gebruiken we Sensus BPM Online ook als documentatiebeheersysteem. Alle belangrijke documentatie wordt door 2 personen beheerd. Dit scheelt medewerkers uiteindelijk heel veel tijd en gedoe: iedereen kan alle actuele documenten en formulieren zelf opzoeken”

“Het is wel essentieel dat je iemand vrij maakt voor het opzetten en het onderhouden van zo’n project, want je doet het niet ‘even er bij’. Doe je dit goed dan kun je veel winst uit procesmanagement halen!”

Sensus BPM Online

Het enthousiasme waarmee Jojan werkt met Sensus BPM Online is groot. “De kracht van de software is de overzichtelijkheid. De lay-out van de publicatie is zelf te bepalen; een plaatje als navigatie, dat spreekt gewoon aan. En je kunt diep op het proces ingaan met de toelichtingsvelden. Ik heb zelf een aantal sjabloonvelden aangemaakt, zoals laatste auditdatum, volgende auditdatum, verantwoordelijken voor het proces, betrokken afdelingen, KPI’s etc. Daarmee maken we processen meetbaar en kunnen we de verantwoordelijken eenvoudig bepalen. Sensus BPM Online leent zich hier perfect voor!”