Werkprocessen digitaal toegankelijk bij de Energiewacht Groep

“Sensus BPM Online scheelt veel zoekerij bij externe audits”

Energiewacht Groep helpt 280.000 particuliere en zakelijke klanten met energiebesparende en duurzame maatregelen. Denk aan zonnepanelen, isolatie, warmtepompen, airco, ventilatie en verwarming. Meer dan 280 professionele en specialistisch opgeleide medewerkers staan 24/7 klaar met advies, installatie en service. Teamleider Kwaliteit & Veiligheid Eddy Wiersma legt uit hoe je met de BPM-oplossing van Sensus process management de werkprocessen in goede banen kunt leiden. En hoe belangrijk Sensus BPM Online is bij audits voor certificeringen.

Digitaliseren werkprocessen

Energiewacht Groep is hard op weg om marktleider van Noordoost-Nederland te worden. Deels door autonome groei en deels door bundeling van krachten met Energiewacht Assen en Geas Energiewacht, de twee andere serviceorganisaties van Essent in het noorden. Eddy Wiersma, sinds 1980 aan Energiewacht verbonden, richtte in 2015 de afdeling Kwaliteit op. “We hadden een kwaliteitssysteem op papier, maar op elke vestiging een papieren handboek is niet handig. Bij audits door certificerende instanties was het veel werk om alle benodigde documenten te vinden.”

Wiersma ging op zoek naar een programma om de werkprocessen te digitaliseren en kwam via collega-bedrijf Geas Energiewacht op Sensus BPM software. “Een mooi programma dat ons een goed overzicht geeft van de werking van de processen. De afgelopen jaren hebben we het steeds verder ingebed in de organisatie en we gebruiken het inmiddels niet alleen voor de processen, maar ook voor het bedrijf als geheel.”

Logische structuur

“We hebben het programma opgebouwd in bestuurlijke processen, primaire processen, ondersteunende processen, kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu. Nieuwe medewerkers zien in dit digitale handboek direct hoe het bedrijf werkt – organogram, werkoverleggen, processen, functieomschrijvingen, alle facetten van ons hele bedrijf staan erin.

“Sensus process management heeft indertijd een opleiding verzorgd en ons geholpen om de basis te leggen. Het standaardprogramma is een Sensus BPM Designer die is aangepast aan onze wensen. Het sausje daaromheen hebben wij ingericht met eigen lettertypen en fotomateriaal, echt de look and feel van de Energiewacht Groep. In de loop van de tijd heeft een medewerker – een echte Sensus-specialist – het programma helemaal op maat gemaakt.”

Nieuwe SaaS oplossing Sensus BPM Online

Energiewacht Groep zit midden in de integratie met haar twee zusterbedrijven, een traject waarin ook alle processen worden gelijkgetrokken. “Wij hebben het werken volgens de Sensus-methode indertijd afgekeken van Geas. Met de toevoeging van de Sensus BPM Publisher gaan we een stap verder en heeft bij ons iedereen toegang tot het kwaliteitshandboek. Voor onze gezamenlijke start kunnen we beter de nieuwe SaaS oplossing Sensus BPM Online aanschaffen. Daarmee krijgen bijna alle bijna duizend medewerkers van ons nieuwe bedrijf inzage in onze processen, werkwijzen, bestuurlijke en algemene zaken.

“Via externe audits toetsen certificerende instanties of wij werken volgens de procedures die wij hebben bedacht. Zij beoordelen of onze processen voldoen aan de ISO-normering en de veiligheid aan de VCA-normering. Elke norm bestaat uit diverse hoofdstukken en vanuit Sensus BPM Online kan ik elk hoofdstuk koppelen met de daarin beschreven processen. ISO9001:2015, VCA 2008/5.1, BRL100, BRL6000-21, BRL9500 of SCIOS en toon snel de benodigde processen op het scherm. Zo voorkom je een zoektocht door losse documenten in Word of Excel en kan een medewerker ook veel sneller processen tonen tijdens een interview, bij zowel interne – als externe audits”

Snel en stabiel

“Met Sensus BPM Online is ons handboek altijd up-to-date. Elke wijziging komt erin en is meteen bekend voor alle medewerkers. Daarmee is Sensus BPM Online een goed systeem voor nieuwe medewerkers, externe audits en voor procesverbetering. Ik ben daar heel tevreden mee. Momenteel stroomlijnen we de werkstromen van onze drie bedrijven. Als die eind dit jaar live staan in Sensus BPM Online, dan zijn ze voor iedereen toegankelijk. En ook als onze aandeelhouder Essent meekijkt, kunnen we snel onze processen laten zien.

“BPM Online van Sensus process management is een snel en stabiel programma. Voor de nieuwe, wat uitgebreidere SaaS oplossing hebben we begeleiding gekregen bij de inrichting. We hadden vijf sessies kunnen doen, maar we waren al met drie sessies klaar. Dat zegt iets over onszelf en natuurlijk ook over de samenwerking.”