Privacy statement
Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van persoonsgegevens van onze websitebezoekers, prospects, klanten en leveranciers van groot belang is. In dit privacy statement geven wij informatie over hoe wij hiermee omgaan.
Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen en te beveiligen. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen ‘GDPR’). Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval:
- Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt en die zijn beschreven in dit Privacy Statement
- Only process those personal data that are necessary for these purposes
- Je toestemming zullen vragen voor de verwerking van persoonsgegevens wanneer dit wettelijk vereist is
- Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is
Welke persoonsgegevens verwerken wij van je?
As part of our services, we process the following personal data of (potential) customers:
- Je naam
- Company name
- Office address and registered office
- Phone number
- Email address
- Username and password to log in to our services
- Job title and department of our service users
- Twitter- en LinkedIn-URL van gebruikers van diensten (voor zover opgegeven)
- Eventueel je foto, wanneer wij met je toestemming een klantcase of citaat presenteren op onze website
- Interessegebied en/of informatie (zoals bv. een whitepaper) die je bij ons hebt opgevraagd
Van leveranciers verwerken wij de naam van de contactpersoon en de NAWT-gegevens van de betreffende organisatie. In het kader van de debiteuren- en crediteurenadministratie worden daarnaast ook het IBAN-nummer (of BIC-nummer), btw-nummer en KvK-nummer verwerkt.
Door onze website te bezoeken worden ook (persoons)gegevens van je verzameld door middel van cookies. De cookies kunnen je locatie bepalen en je IP-adres, internetbrowser en apparaattype inzien en analyses maken van je activiteiten op onze website. Verderop in dit Privacy Statement vind je meer informatie over cookies.
Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens?
Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- The Sale and Delivery of Our Services
- Administering licenses
- Granting access to our services and/or
- Maintaining accounts receivable and accounts payable records
Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons afsluit.
This is different when it comes to the processing of personal data for the purposes listed below. These processing activities are necessary to pursue our legitimate interests (including direct marketing, customer relationship management, and the evaluation and improvement of our services):
- Promoting the sale and delivery of our services
- Het opbouwen van een profiel van onze prospects/klanten voor directmarketingdoeleinden
- Answering questions, providing (requested) information, and scheduling appointments
- Het versturen van (digitale) nieuwsbrieven, tenzij je daartegen bezwaar hebt en je je hebt afgemeld. Indien je geen klant van ons bent, verwerken wij je contactgegevens voor dit doel enkel op basis van je toestemming.
- Operational logging with a view to the proper functioning of our services
- Evaluating and Improving Services
- Analyzing the use of our websites
- Archiving for historical purposes
Voor zover wij bij de verwerking van je persoonsgegevens derden inschakelen, zullen wij een verwerkersovereenkomst afsluiten, waarmee een passende beveiliging van je persoonsgegevens is gewaarborgd.
This applies, for example, to:
- De hostingpartij die door ons wordt ingeschakeld in het kader van onze diensten
- De aanbieder van het CRM-systeem
- De aanbieder van diensten voor het versturen van nieuwsbrieven
- De aanbieder van het chatsysteem waar wij gebruik van maken
- De aanbieder van webdiensten, zoals Google Analytics (zie onder)
Wij zullen zonder je toestemming geen persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen, tenzij dit wettelijk is vereist.
Je persoonsgegevens zullen door ons niet worden doorgegeven aan organisaties buiten de EU, Noorwegen, Liechtenstein of IJsland wanneer deze geen passend beschermingsniveau hebben, tenzij:
- je daarvoor ondubbelzinnige toestemming hebt gegeven; of
- er voor de doorgifte van de persoonsgegevens gebruik wordt gemaakt van een ongewijzigd, door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract, waarmee een (naar Europese maatstaven) passend beschermingsniveau van de persoonsgegevens is gewaarborgd; of
- de persoonsgegevens worden doorgegeven op grond van het EU-VS Data Privacy Framework; of
- there is a permit or one of the other grounds for exception mentioned in the GDPR.
Cookies
Bij het aanbieden van onze diensten maken wij gebruik van zogenaamde cookies. Een cookie is een klein bestand met gegevens dat bij je eerste bezoek aan onze website op je computer wordt opgeslagen. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen functionele en technische cookies enerzijds en analytische cookies anderzijds. Functionele en technische cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om de website(s) Sensus-methode beter te laten functioneren, het gebruiksgemak van onze website(s) te verhogen, om een account aan te maken en in te kunnen loggen en om fraude met je account op te sporen.
Daarnaast maken wij gebruik van analytische cookies via Google Analytics. Hierbij worden bezoekgegevens verzameld, zoals de meest bezochte pagina’s. Het doel hiervan is om de inrichting van onze website te optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Tot slot worden er, wanneer je onze website bezoekt, met je toestemming door derden zgn. ‘tracking cookies’ op je apparatuur (computer, tablet etc.) geplaatst met als doel je advertenties te laten zien die voor je relevant zijn. Dergelijke cookies worden gebruikt om een profiel op te bouwen van je online surfgedrag. Dit profiel wordt niet gekoppeld aan je naam, adres, e-mailadres en dergelijke zoals deze bij ons bekend zijn.
AI tools
Use and Terms
We provide our customers with access to advanced enterprise AI tools from reputable providers, such as Anthropic’s Claude. AI agents may make use of the knowledge available within the AI model being used, as well as information contained in knowledge bases.
The following safeguards apply to the AI services provided by Sensus:
- Je ingevoerde data wordt niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
- Prompts are not stored by either Sensus or the AI provider.
- Generated output is not stored by the AI provider. Users may choose to save generated output within the Sensus software.
Agreement and conditions
Customers may also use their own AI provider via our API. In such cases, the customer enters into an agreement directly with that provider, and the provider’s commercial terms, acceptable use policies and privacy policies will apply.
Neem deze voorwaarden zorgvuldig door voordat je een eigen AI-leverancier gebruikt.
Data protection
Although strict privacy measures are in place, as a precaution we advise:
- Exercise appropriate care when using sensitive or confidential information.
- Bepaal zorgvuldig welke documenten je aan een knowledge base toevoegt. Informatie uit deze documenten kan via AI-agents beschikbaar zijn voor alle gebruikers van je organisatie die toegang hebben tot de betreffende knowledge base.
- Zorg dat het gebruik van AI-tools en AI-agents in overeenstemming is met de interne beleidsregels van je organisatie en wettelijke vereisten.
Door deze richtlijnen te volgen, kun je optimaal en veilig profiteren van de mogelijkheden van AI-tools en AI-agents.
Links to other websites
Op onze website tref je een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites zorgvuldig zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor de inhoud op en het gebruik van persoonlijke gegevens door deze websites. Lees hiervoor het privacy statement, indien aanwezig, van de website die je bezoekt.
Retention period
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden of op grond van de wet vereist is. Hieronder volgt een opsomming van enkele voor je relevante bewaartermijnen die wij hanteren:
The personal data we need for administering licenses and granting access to our service (the so-called portal data) is retained for a maximum of one year after the termination of the agreement.
De gegevens van bezoekers van onze website die het contactformulier hebben ingevuld, bijvoorbeeld een whitepaper van ons hebben gedownload of een demo hebben opgevraagd, worden in beginsel vijf jaar bewaard. Als je bezwaar hebt tegen het gebruik van deze gegevens voor directmarketingdoeleinden, zullen wij je persoonsgegevens direct verwijderen.
The personal data that we need for maintaining the accounts receivable and accounts payable is retained for seven years (statutory retention period).
Security
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn de volgende:
- We apply a username and password policy to our systems
- We make backups of personal data in order to restore them in the event of physical or technical incidents.
- We regularly test and evaluate our measures
- De hostingpartij is ISO 27001-gecertificeerd
Je rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van je persoonsgegevens. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) voor directmarketingdoeleinden. Ook heb je het recht om de door je verstrekte gegevens aan jou of aan een andere partij te laten overdragen. In dat geval kunnen wij je vragen je te legitimeren.
Indien je niet tevreden bent met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Changes
Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy Statement zonder nadere kennisgeving te wijzigen. Deze wijzigingen zullen direct na het plaatsen ervan op de website van kracht zijn.
De informatie in dit Privacy Statement is een samenvatting van ons informatiebeveiligingsbeleid, dat in meerdere documenten is uitgewerkt. In overleg kunnen wij hier uiteraard een verdere toelichting op geven. In dat geval kun je contact contact us.
