Sensus BPM Online
AI for process management
Put AI to work in your process management
With AI in Sensus BPM Online, you can offload a significant portion of the work involved in process management. AI Agents assist you by leveraging the knowledge embedded in your processes, as well as your organization's guidelines and agreements.
The various AI agents
Lean Proces auditor
Where are there superfluous steps or bottlenecks? The Lean Process Auditor evaluates processes based on Lean principles and identifies concrete areas for improvement.
Process consultant
The Process Consultant helps you build and improve processes using the Sensus method. For example, you can have a new process structure set up based on your own policy or have an existing process evaluated.
Risk manager
The Risk Manager conducts risk analyses and links existing risks to the relevant processes. If a relevant risk is missing, the Agent can propose adding it at the appropriate level.
How organizations use AI
AI that not only advises but also executes.
AI agents go far beyond merely answering questions or setting up a process. They can build an entire process architecture for you, critically evaluate existing processes, and actually execute work for you within your project.
You indicate what you need via the chat. The AI can then directly implement proposals in your model—for example, by adding process steps, modifying text, or establishing connections. Depending on your request, a specialized Agent will assist you further.
Equip the AI with your organization's knowledge.
The AI does not have to rely solely on general knowledge. You can add your own sources to a knowledge base, such as policies, guidelines, and work instructions.
The AI agents use that information as additional context. For example, this allows you to have a process evaluated against your own policies or to use that knowledge as a foundation for building new processes.
In addition to knowledge of your own organization, the AI Agents can also draw on industry-specific knowledge. A knowledge base for this purpose is already available for housing associations.
Collaborate with AI on your processes.
While working with an Agent, you can continue asking follow-up questions, make adjustments, or have a proposal further developed. This allows you to progressively refine an initial proposal without having to start over each time.
For example, you can ask why the Agent is proposing a specific change, have an alternative worked out, or indicate that a particular part needs to be done differently. The Agent incorporates your follow-up instruction and adjusts the proposal accordingly.
Do you just want to quickly generate an initial process? The existing AI Process Generator will remain available alongside the new AI Agents for the time being.
First, review what the AI wants to change.
The AI agents can actually implement changes in your project. However, you always retain control over what gets applied.
Proposed changes first appear in an overview, allowing you to see exactly what the AI intends to add or modify. You decide which proposals to accept, and the changes are processed only after approval. Version control then provides visibility into which version of a process has been approved and published.
Your existing user rights also remain in effect. AI only has access to the projects and information for which the user themselves holds the appropriate rights.
Your data stays secure
When using AI in Sensus BPM Online, data is not used to train AI models. Furthermore, prompts and chats are not stored.
You can work with Sensus Process Management’s AI provider or with your own AI provider. If you choose your own provider, the security and privacy agreements your organization has established with them will apply.
Veelgestelde vragen over AI in Sensus BPM Online
Nee. De AI Agents kunnen wijzigingen voor je uitwerken, maar voeren deze niet zonder jouw goedkeuring door. Je ziet voorgestelde aanpassingen eerst in een overzicht. Daar controleer je wat de AI wil toevoegen of wijzigen en bepaal je zelf welke voorstellen je overneemt.
De AI werkt met de informatie uit het project waarin je op dat moment werkt. Ook kan de AI gebruikmaken van bronnen die je aan de knowledge base hebt toegevoegd, zoals beleid, richtlijnen of andere documenten. Daarnaast beschikt het gebruikte AI-model over algemene kennis.
Zo kun je de AI bijvoorbeeld een proces laten beoordelen met je eigen beleid als extra context.
Niet automatisch. De AI werkt binnen de context van het project dat je hebt geopend en gebruikt niet zomaar informatie uit andere projecten in je Sensus-omgeving. Wil je specifieke kennis meegeven, dan kun je daarvoor bronnen toevoegen aan de knowledge base.
Dat hangt af van de beschikbare module en de rechten van de gebruiker. De bestaande projectrechten blijven gelden. Een gebruiker kan de AI dus alleen laten werken met processen en informatie waar diegene zelf toegang toe heeft.
Ja. De AI Agents zijn beschikbaar via een aparte module en maken geen standaard onderdeel uit van Sensus BPM Online.
Gebruik je al de bestaande AI-module met de AI Process Generator? Dan kun je die blijven gebruiken zoals je gewend bent, voor dezelfde prijs. Wil je ook gebruikmaken van de nieuwe AI Agents, dan kun je upgraden naar de nieuwe AI Agent-module.
De gegevens die met het AI-model worden gedeeld, worden niet gebruikt om het model te trainen en prompts en chats worden niet opgeslagen. Welke beveiligings- en privacyafspraken verder gelden, hangt af van de gekozen AI-leverancier. Bij gebruik van een eigen leverancier gelden de afspraken die je organisatie daarmee heeft gemaakt.
Ja. Je kunt de AI Agents gebruiken met een eigen AI-leverancier en je eigen modellen en tokens. Denk bijvoorbeeld aan een AI-omgeving die je organisatie zelf al gebruikt. Je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van de AI-leverancier van Sensus process management.
Gebruik je een eigen AI-leverancier, dan gebruik je ook je eigen modellen en tokens. Kies je voor de AI-leverancier van Sensus process management, dan worden de modellen en tokens via Sensus beschikbaar gesteld.
Hoeveel tokens een opdracht gebruikt, hangt onder meer af van het gekozen model en de hoeveelheid informatie die wordt verwerkt.
Ja. De bestaande AI Process Generator blijft voorlopig beschikbaar. Daarmee kun je vanuit een prompt of bestaande informatie snel een eerste procesmodel genereren.
De AI Agents gaan verder. Zij kunnen binnen je project verschillende taken uitvoeren, bestaande processen beoordelen, risico's analyseren en gebruikmaken van aanvullende kennis uit een knowledge base.
Zelf zien hoe AI Agents werken?
Met AI in Sensus BPM Online besteed je minder tijd aan uitzoek- en modelleerwerk. Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Tijdens een demo laten we zien hoe de AI Agents met processen werken en welke mogelijkheden dat biedt voor jouw organisatie.
